Pengertian Dan Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengertian Dan Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP) - Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, karena kesalahan prosedur dapat terjadi, jika suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik maka dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard (permanen), sehingga siapa saja, kapanpun dan dimanapun langkah - langkah kerja yang diakukan tidak akan berubah. Langkah - langkah kerja yang tertib ini disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap).

Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam melaksanakan tugas, seperti pada : Departemen / dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah sakit, Bapedal, POLRI, dan lain sebagainya.

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan. Jika pada sistem kerja perusahaan SOP adalah standar operasional prosedur kerja yang dibuat oleh perusahaan untuk mengatur, memonitor, dan menilai suatu kegiatan / bagian / cabang / unit bisnis agar sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

Dalam Standard Operating Procedures (Sop) ada pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salah satu cara yang dipakai untuk merencanakan suatu pekerjaan. Tetapi terdapat tiga struktur dasar sistem lain yang sering dijadikan pertimbangan, yaitu : 

1. Sistem manual

Sistem manual melibatkan manusia dengan bantuan mekanis atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai pengendali proses kerja. Alat - alat mekanis membantu melipat gandakan kerja manusia, disini ada fungsi - fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran. Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada manusia dan keluaran (output).

2. Sitem Semiotomatis

Sitem semiotomatis melibat manusia terutama sebagai pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan seperangkat pengendali.

3. Sistem Otomatis

Sistem otomatis tidak memerlukan manusia, karena semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan pengawasan dengan parameter tertentu. 

Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara mekanik - elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”. 

Desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem tata letak fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi dan memiliki keahlian khusus. 

Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah - langkah, artinya jika seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah - langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteksmya berbeda, dan juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada langkah-langkah tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.

Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta pengendaliannya, antara lain :

• 1. Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas minimal, khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.

• 2. Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.

• 3. Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti : kapasitas, kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan khusus.

• 4. Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas operasi.

• 5. Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus mempunyai dokumentasi.

• 6. Ada diagram alir kerja.

• 7. Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.

• 8. Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.

• 9. Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.

• 10. Ada yang pelaksana dan pertanggung jawaban siapa melaksanakan apa?

• 11. Ada akuntabilitas pimpinan.

• 12. Ada pelaporan dan dokumentasi.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) 

• 1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

• 2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.

• 3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

• 4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.

• 5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.

• 6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

• 7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

• 8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

• 1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

• 2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

• 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

• 4. Mengarahkan petugas / pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

• 5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat Standar Operasional Procedur (SOP)

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan.

SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008) :

• Sebagainya standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.

• SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.

• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.

• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.

• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.

• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.

• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.